Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Vad detta avtal är

Detta är det personuppgiftsbiträdesavtal som krävs enligt artikel 28.3 i GDPR, Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679. Det är en bilaga till Användarvillkoren och godkänns tillsammans med dem, i samma stund som organisationen skapas.

Det gäller mellan Kunden som personuppgiftsansvarig och Piklo Systems, Tjebberupvej 101, 4300 Holbæk, Danmark, organisationsnummer (CVR) 32709192, som personuppgiftsbiträde. Om de två dokumenten säger emot varandra är det detta som gäller för behandlingen av personuppgifter.

2. Föremål, varaktighet, art och ändamål

Föremål. Piklo behandlar personuppgifter för Kundens räkning så att Kunden kan sköta sina bokningar, ha kontakt med sina egna kunder och ta emot betalningar — det vill säga så att Kunden kan använda den produkt som beskrivs i punkt 2 i Användarvillkoren.

Varaktighet. Så länge Kunden har en organisation i Piklo, och därefter under den period som anges i punkt 11.

Behandlingens art. Att lagra, ordna, hämta, överföra, rätta och radera; att skicka e-post för Kundens räkning; att lämna betalningsuppgifter till den betalleverantör Kunden har kopplat; att driva, underhålla och felsöka tjänsten; att ta säkerhetskopior.

Ändamål. Endast tillhandahållandet av tjänsten. Piklo använder inte Kundens uppgifter för egna ändamål, säljer dem inte, delar dem inte med någon annan än de underbiträden som räknas upp i punkt 8, och använder dem inte för att träna modeller.

3. Kategorier av registrerade och av personuppgifter

Registrerade

• Kundens egna kunder — de som bokar.
• Kundens medarbetare och andra personer som hon ger åtkomst till sin organisation.

Personuppgifter

• Kontaktuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, språk och adressen till Kundens egna platser.
• Bokningar: vad som bokades, när, hos vem, dess status och dess historik, deltagande i gruppass och kurser, poster på väntelistan.
• Anteckningar som Kundens medarbetare skriver om en kund, i ett fritextfält. Vad som förs in i det fältet är Kundens beslut, och Piklo varken läser eller strukturerar det.
• Samtycken: att en person har godkänt Kundens bokningsvillkor, när, och vilken version av formuleringen det gällde.
• Betalningsreferenser: belopp, valuta, status, betalleverantörens egna identifierare och kvittoadress, och — där ett kort har sparats för en handpenning eller en avgift vid utebliven tid — endast kortets typ och fyra sista siffror.
• Lojalitet: intjänade och använda poäng, presentkort och klippkort.
• Inloggningsuppgifter för Kundens medarbetare: e-postadress och autentiseringsdata bakom den.
• Hälsouppgifter — när det är påslaget. Piklo Clinic, som lägger till en journal, finns inte i dag, och ingen del av den nuvarande produkten är byggd för eller avsedd att innehålla hälsouppgifter. Från den dag den finns omfattas journalen och de särskilda kategorier av uppgifter som står i den av detta avtal och av de ytterligare villkor den kräver.

Piklo tar aldrig emot och lagrar aldrig ett fullständigt kortnummer, ett giltighetsdatum eller en säkerhetskod. Kortuppgifter fylls i på betalleverantörens egen sida och når aldrig Piklos system.

4. Kundens instruktioner

Piklo behandlar personuppgifter endast enligt Kundens dokumenterade instruktioner. Instruktionerna är Användarvillkoren, detta avtal och Kundens egen användning av produkten — varje inställning Kunden väljer, varje fält hon fyller i, varje meddelande hon skickar och varje export hon begär är en instruktion.

Piklo underrättar Kunden om en instruktion enligt Piklos uppfattning strider mot GDPR eller mot annan tillämplig dataskyddslagstiftning, och får avbryta den berörda behandlingen till dess att instruktionen dras tillbaka eller bekräftas.

Om en rättslig förpliktelse kräver att Piklo behandlar uppgifter utöver Kundens instruktioner underrättar Piklo Kunden om det kravet före behandlingen, såvida inte lagen förbjuder att det berättas.

5. Sekretess

Alla som Piklo ger behörighet att behandla Kundens personuppgifter omfattas av en tystnadsplikt som består efter att deras arbete för Piklo har upphört, antingen genom anställningsavtal, genom ett skriftligt sekretessåtagande eller genom en yrkesmässig plikt. Åtkomst ges endast till dem som behöver den för att tillhandahålla tjänsten eller för att besvara en supportfråga.

6. Säkerhet

Piklo vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32. De anges i bilaga A till detta avtal, som är en del av det. Bilaga A beskriver de åtgärder som finns på plats; åtgärder som Piklo kan komma att lägga till senare utlovas inte här.

Piklo får byta ut en åtgärd mot en som är likvärdig eller bättre. Piklo sänker inte den samlade skyddsnivån utan att berätta det för Kunden.

7. Bistånd till Kunden

Med hänsyn till behandlingens art bistår Piklo Kunden med:

• Begäranden från registrerade enligt artiklarna 12–22. Produktens egna skärmar är det första svaret: Kunden kan själv hitta, rätta, exportera och radera en kunds uppgifter. Där en begäran inte kan besvaras på det sättet hjälper Piklo till på begäran. Piklo svarar inte en registrerad direkt för Kundens räkning; en begäran som når Piklo och gäller en av Kundens kunder lämnas vidare till Kunden.
• Säkerhet, anmälan av incidenter och konsekvensbedömningar enligt artiklarna 32–36, med den information Piklo har.

Bistånd lämnas utan kostnad för begäranden som står i rimlig proportion. Piklo får ta ut en rimlig avgift för upprepade eller uppenbart orimliga begäranden, och säger det innan något arbete utförs.

8. Underbiträden

Kunden ger Piklo ett allmänt förhandsgodkännande att anlita underbiträdena nedan. Vart och ett är bundet av dataskyddsvillkor som ger minst samma skydd som detta avtal.

• Supabase — databasen, autentiseringen och fillagringen. Alla kunduppgifter finns här. Region: EU, Frankfurt (`eu-central-1`).
• Vercel — drift av Piklos tre webbapplikationer, och mätning av hur de används: sidvisningar och hänvisande sidor, räknade utan kakor och utan att identifiera någon, och rapporterade till samma webbplats som besökaren redan befinner sig på. Applikationsfunktionerna körs i EU, Frankfurt (`fra1`); innehållsnätverket är fortsatt globalt för statiska filer.
• Stripe Payments Europe, Limited, Irland — betalningar. Piklo lämnar beloppet, valutan, beskrivningen av det som köptes och, där det finns en, kundens e-postadress. Kortuppgifter går direkt från kundens webbläsare till Stripe.
• Resend — utskick av den e-post produkten skickar för Kundens räkning, och inloggningsmejlen till kundportalen. Region: EU, Irland (`eu-west-1`).
• TOPefekt s.r.o. (som driver BulkGate), B. Němcové 767/13, 787 01 Šumperk, Tjeckien, org.nr 294 44 268 — utskick av de sms produkten skickar för Kundens räkning. Piklo lämnar mottagarens mobilnummer, meddelandets text och avsändarnamnet. BulkGate lämnar meddelandet till mobiloperatörer, sms-aggregatorer och andra teleleverantörer för att kunna leverera det, och företagets egna villkor tillåter överföringar till tredjeland där leveransen kräver det. Källa: BulkGates Terms and Conditions och dess Agreement on Personal Data Processing, lästa den 5 september 2026 på `bulkgate.com/en/legal/`.
• Sentry. Felrapportering för alla tre applikationerna. En felrapport kan innehålla delar av en förfrågan; Piklos egna rensningsregler tar bort de rubriker, kakor och frågeparametrar som skulle kunna identifiera någon innan ett fel lämnar systemet, sessionsinspelning används inte, och SDK:n är inställd att inte på eget bevåg bifoga en besökares IP-adress eller förfrågningsrubriker.

Ändringar. Piklo berättar för Kunden per e-post minst 30 dagar innan ett underbiträde läggs till eller byts ut. Kunden får invända på sakliga dataskyddsgrunder inom de 30 dagarna. Om invändningen inte kan lösas får Kunden säga upp avtalet utan ytterligare betalningsskyldighet, och punkt 11 gäller för uppgifterna.

9. Överföringar utanför EU och EES

Personuppgifter behandlas utanför EU och EES på ett enda ställe i dag: hos Piklos leverantörer, när deras supportpersonal utanför EU hanterar ett fel. Varken databasen, applikationsfunktionerna eller utskicken av e-post ligger utanför EU.

De överföringarna sker enligt Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler, så som de är inarbetade i varje leverantörs egna dataskyddsvillkor, tillsammans med de kompletterande åtgärder som beskrivs i bilaga A — särskilt att allt som är under överföring är krypterat och att ingen leverantör utanför EU har databasen.

Piklo överför inte personuppgifter till ett tredjeland utan en giltig grund för överföringen.

10. Personuppgiftsincidenter

Piklo underrättar Kunden om en personuppgiftsincident som rör Kundens personuppgifter utan onödigt dröjsmål och senast 48 timmar efter att Piklo har fått kännedom om den, per e-post till organisationens ägare.

Underrättelsen beskriver incidentens art, kategorierna av och det ungefärliga antalet registrerade och poster som berörs, de sannolika följderna och de åtgärder som vidtagits eller föreslås. Där allt det inte finns tillgängligt på en gång lämnas det i omgångar utan ytterligare onödigt dröjsmål.

Det är Kunden, som personuppgiftsansvarig, som anmäler till tillsynsmyndigheten och, där det krävs, till de registrerade. Piklo bistår.

11. Radering och återlämnande av uppgifter

När avtalet upphör, och efter Kundens val, återlämnar eller raderar Piklo de personuppgifter som behandlas för Kunden.

Kunden har 30 dagar från upphörandet på sig att exportera sina uppgifter eller att begära att de lämnas tillbaka. Piklo tillhandahåller dem i ett allmänt använt, maskinläsbart format. Efter de 30 dagarna raderas uppgifterna från Piklos aktiva system.

Kopior i säkerhetskopiorna hos Piklos leverantörer raderas inte var för sig; de skrivs över allt eftersom säkerhetskopiorna faller ur. Säkerhetskopiorna av databasen sparas i 7 dagar, så en radering är genomförd även i säkerhetskopiorna inom 7 dagar från raderingen själv. Fram till dess skyddas de kopiorna av samma åtgärder som de aktiva uppgifterna och används inte till något annat än att återställa tjänsten.

Detsamma gäller en enskild radering under avtalstiden: en post som Kunden raderar är borta ur det aktiva systemet med detsamma, och ur säkerhetskopiorna inom 7 dagar.

Piklo behåller ingenting därefter, utom det som en rättslig förpliktelse kräver att Piklo behåller och underlaget för sin egen fakturering till Kunden, som är Piklos egna uppgifter.

12. Granskning och dokumentation

Piklo gör den information tillgänglig för Kunden som behövs för att visa att artikel 28 följs — detta avtal, bilaga A och förteckningen över underbiträden, allt publicerat och versionshanterat på den här adressen.

En gång om året, och efter en personuppgiftsincident som rör Kunden, får Kunden begära ytterligare dokumentation av Piklos åtgärder. En granskning på plats eller praktisk granskning avtalas minst 30 dagar i förväg, begränsas till det som är nödvändigt, får inte störa tjänsten eller nå en annan kunds uppgifter och bekostas av Kunden. Piklo får besvara en begäran om granskning med en oberoende rapport där det finns en sådan.

13. Klagomål

Om du inte är nöjd med hur Piklo eller Kunden behandlar dina personuppgifter kan du klaga till en tillsynsmyndighet för dataskydd.

Piklo Systems är etablerat i Danmark, och vår tillsynsmyndighet är Datatilsynet, den danska dataskyddsmyndigheten, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark (datatilsynet.dk).

Du kan alltid klaga till dataskyddsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar. Översikt över alla myndigheter inom EES: edpb.europa.eu.

14. Ansvar

Ansvaret enligt detta avtal regleras av punkt 10 i Användarvillkoren, utom där GDPR själv fördelar ansvaret mellan personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde, i vilket fall GDPR gäller.

15. Hur detta avtal ingås och ändras

Detta avtal godkänns elektroniskt, tillsammans med Användarvillkoren, när organisationen skapas. Den version som godkändes, språket det lästes på, personen som godkände det och datumet sparas, och organisationen kan se dem under Inställningar → Abonnemang när som helst.

Piklo kan ändra detta avtal med 30 dagars varsel per e-post, på samma villkor som punkt 12 i Användarvillkoren. En ändring som skulle sänka skyddsnivån kräver Kundens godkännande.

Detta avtal finns på flera språk. Den engelska versionen är den bindande; en översättning är en hjälp för läsaren, och vid bristande överensstämmelse gäller den engelska versionen.

Bilaga A — tekniska och organisatoriska åtgärder

Denna bilaga beskriver det som finns på plats. Den är medvetet konkret, och den påstår inga åtgärder som produkten inte har.

Åtkomstkontroll i databasen

• Row level security är påslaget på varje tabell i applikationsschemat, utan undantag. En tabell utan policy ger ingen någonting.
• Åtkomsten är avgränsad till den organisation en person är medlem i. En medlem i en organisation kan inte läsa en annan organisations rader, och det finns ingen fråga som går tvärs över organisationer.
• Roller inom en organisation — ägare, administratör, medarbetare — avgör vad en medlem får läsa och ändra. Fakturerings- och abonnemangsuppgifter kan bara läsas av ägare och administratörer.
• Den öppna bokningssidan har ingen session och ingen allmän läsåtkomst. Allt en besökare kan se eller skriva går genom ett litet antal namngivna databasfunktioner med snäva argument, var och en uttryckligen tilldelad. Funktioner skapas utan behörigheter och får exakt de som de behöver, med skälet skrivet intill tilldelningen; en automatisk kontroll i bygget fallerar om en funktion lämnas öppen.
• Ett litet antal operationer körs med en tjänsteuppgift som går förbi row level security — att skicka påminnelser, att notera resultatet av ett meddelande, att skriva en betalning efter leverantörens webhook. Var och en är en namngiven funktion, ingen rör en tabell direkt, och uppgiften finns aldrig med i något som skickas till en webbläsare.

Kryptering

• All trafik går över HTTPS/TLS, även mellan Piklo och varje underbiträde.
• Databasen och säkerhetskopiorna är krypterade i vila av databasleverantören.
• Sessionskakor sätts av Piklo enbart för Piklos adresser, är märkta `SameSite=Lax` så att de inte skickas från andra webbplatser, och färdas över HTTPS. De är inte märkta `HttpOnly`, eftersom inloggningsbiblioteket läser dem i webbläsaren; integritetspolicyn namnger var och en av dem.

Loggning

• En logg som bara kan skrivas till i slutet noterar avsteg från bokningsreglerna och återtagna statusändringar på en bokning: vem, när, på vad. Ingen klient kan skriva till den, och den har ingen väg för uppdatering.
• Varje e-postmeddelande produkten skickar loggas med sin mottagare, sin mall, sitt resultat och leverantörens egen referens, så att ett meddelande som inte gick fram syns för Kunden i stället för att vara tyst.
• Databasleverantören sparar plattforms- och autentiseringsloggar i 7 dagar; driftleverantören sparar körningsloggar i 1 dag. Ingendera står under Piklos kontroll utöver valet av abonnemang.

Betalningsuppgifter

• Piklo tar aldrig emot ett fullständigt kortnummer, ett giltighetsdatum eller en säkerhetskod. Betalsidorna drivs av betalleverantören.
• Det Piklo sparar om ett sparat kort är typen och de fyra sista siffrorna, så att en person kan känna igen vilket kort det är.
• Pengarna går direkt till Kundens eget konto hos betalleverantören. Piklo håller inga medel.

Säkerhetskopior

• Databasleverantören tar en säkerhetskopia dagligen och sparar den i 7 dagar på Piklos nuvarande abonnemang.
• Säkerhetskopiorna är krypterade i vila och används bara för att återställa tjänsten.

Utveckling och drift

• Ändringar når produktion genom ett versionshanterat kodförråd och en automatisk kedja som kör testsviten och en uppsättning värn vid varje ändring. En röd kedja driftsätter inte.
• Autentiseringsuppgifter ligger som miljöhemligheter hos driftleverantören, går bara att skriva där, och finns inte i kodförrådet.
• Ändringar av databasens schema skrivs som migrationer, granskas som text och körs medvetet.

Det som inte finns på plats i dag, och som därför inte påstås

• Det finns ingen tvåfaktorsautentisering på medarbetarnas konton.
• Det finns ingen oberoende säkerhetscertifiering och ingen rapport från något penetrationstest.
• Det finns inget servicenivåavtal och ingen garanterad drifttid.