Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Czym jest ta umowa

Jest to umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych wymagana przez art. 28 ust. 3 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (UE) 2016/679 (RODO). Stanowi załącznik do Regulaminu i jest akceptowana razem z nim, w chwili utworzenia organizacji.

Jest zawarta między Klientem jako administratorem a Piklo Systems, Tjebberupvej 101, 4300 Holbæk, Dania, numer rejestrowy (CVR) 32709192, jako podmiotem przetwarzającym. W razie rozbieżności między tymi dwoma dokumentami przetwarzanie danych osobowych reguluje niniejsza umowa.

2. Przedmiot, czas trwania, charakter i cel

Przedmiot. Piklo przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta po to, aby Klient mógł prowadzić swoje rezerwacje, kontaktować się z własnymi klientami i przyjmować płatności — to znaczy po to, aby Klient mógł korzystać z produktu opisanego w punkcie 2 Regulaminu.

Czas trwania. Tak długo, jak Klient ma organizację w Piklo, a następnie przez okres wskazany w punkcie 11.

Charakter przetwarzania. Przechowywanie, porządkowanie, pobieranie, przesyłanie, poprawianie i usuwanie; wysyłanie poczty elektronicznej w imieniu Klienta; przekazywanie danych płatności dostawcy płatności, którego Klient podłączył; prowadzenie, utrzymywanie i diagnozowanie usługi; prowadzenie kopii zapasowych.

Cel. Wyłącznie świadczenie usługi. Piklo nie wykorzystuje danych Klienta do własnych celów, nie sprzedaje ich, nie udostępnia ich nikomu poza dalszymi podmiotami przetwarzającymi wymienionymi w punkcie 8 i nie używa ich do trenowania modeli.

3. Kategorie osób, których dane dotyczą, i kategorie danych osobowych

Osoby, których dane dotyczą

• Własni klienci Klienta — osoby, które rezerwują.
• Pracownicy Klienta i inne osoby, którym Klient daje dostęp do swojej organizacji.

Dane osobowe

• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, język oraz adresy własnych lokalizacji Klienta.
• Rezerwacje: co zostało zarezerwowane, kiedy, u kogo, w jakim stanie i z jaką historią, udział w zajęciach i kursach, wpisy na liście oczekujących.
• Notatki, które pracownicy Klienta piszą o kliencie, w polu tekstowym bez struktury. To, co trafia do tego pola, jest decyzją Klienta, a Piklo ani go nie czyta, ani nie porządkuje.
• Zgody: to, że dana osoba zaakceptowała regulamin rezerwacji Klienta, kiedy to zrobiła i której wersji brzmienia dotyczyła zgoda.
• Odniesienia płatnicze: kwoty, waluta, stan, własne identyfikatory dostawcy płatności i adres, na który wysłano potwierdzenie, oraz — gdy karta została zapisana na poczet zaliczki lub opłaty za nieobecność — wyłącznie marka karty i cztery ostatnie cyfry.
• Lojalność: punkty zebrane i wykorzystane, karty podarunkowe i karnety.
• Dane logowania pracowników Klienta: adres e-mail i stojące za nim dane uwierzytelniające.
• Dane dotyczące zdrowia — gdy zostanie to włączone. Piklo Clinic, które dodaje dokumentację medyczną, dziś nie istnieje, a żadna część obecnego produktu nie jest zaprojektowana ani przeznaczona do przechowywania danych o zdrowiu. Od dnia, w którym powstanie, ta dokumentacja i szczególne kategorie danych w niej zawarte są objęte niniejszą umową oraz wszelkimi dodatkowymi warunkami, których będzie ona wymagać.

Piklo nigdy nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnego numeru karty, daty ważności ani kodu zabezpieczającego. Dane karty są wprowadzane na własnej stronie dostawcy płatności i nigdy nie trafiają do systemów Piklo.

4. Polecenia Klienta

Piklo przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta. Poleceniem są Regulamin, niniejsza umowa i własne korzystanie Klienta z produktu — każde ustawienie, które Klient wybiera, każde pole, które wypełnia, każda wiadomość, którą wysyła, i każdy eksport, o który prosi, jest poleceniem.

Piklo informuje Klienta, jeżeli zdaniem Piklo polecenie narusza RODO lub inne właściwe przepisy o ochronie danych, i może wstrzymać dane przetwarzanie do czasu wycofania lub potwierdzenia polecenia.

Jeżeli obowiązek prawny wymaga od Piklo przetwarzania danych wykraczającego poza polecenia Klienta, Piklo informuje Klienta o tym wymogu przed przetwarzaniem, chyba że prawo zakazuje takiego poinformowania.

5. Poufność

Każdy, kogo Piklo upoważnia do przetwarzania danych osobowych Klienta, jest zobowiązany do zachowania poufności, która trwa także po zakończeniu pracy dla Piklo — na podstawie umowy o pracę, pisemnego zobowiązania do poufności albo obowiązku zawodowego. Dostęp otrzymują wyłącznie ci, którym jest on potrzebny do świadczenia usługi lub do odpowiedzi na zgłoszenie do wsparcia.

6. Bezpieczeństwo

Piklo wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO. Są one opisane w załączniku A do niniejszej umowy, który stanowi jej część. Załącznik A opisuje środki, które są wdrożone; środki, które Piklo może dodać później, nie są tu obiecywane.

Piklo może zastąpić środek innym, równoważnym lub lepszym. Nie obniża ogólnego poziomu ochrony bez poinformowania Klienta.

7. Pomoc dla Klienta

Uwzględniając charakter przetwarzania, Piklo pomaga Klientowi w zakresie:

• Żądań osób, których dane dotyczą, na podstawie art. 12–22 RODO. Pierwszą odpowiedzią są własne ekrany produktu: Klient może sam znaleźć, poprawić, wyeksportować i usunąć rekord swojego klienta. Gdy żądania nie da się załatwić w ten sposób, Piklo pomaga na prośbę. Piklo nie odpowiada osobie, której dane dotyczą, bezpośrednio w imieniu Klienta; żądanie, które trafia do Piklo, a dotyczy jednego z klientów Klienta, jest przekazywane Klientowi.
• Bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń i oceny skutków na podstawie art. 32–36 RODO, z informacjami, którymi Piklo dysponuje.

Pomoc jest bezpłatna przy żądaniach proporcjonalnych. Piklo może pobrać rozsądną opłatę za żądania powtarzające się lub ewidentnie nadmierne i mówi o tym, zanim wykona jakąkolwiek pracę.

8. Dalsze podmioty przetwarzające

Klient udziela Piklo ogólnej zgody na korzystanie z wymienionych niżej dalszych podmiotów przetwarzających. Każdy z nich jest związany warunkami ochrony danych nie mniej chroniącymi niż niniejsza umowa.

• Supabase — baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików. Wszystkie dane klientów są tutaj. Region: UE, Frankfurt (`eu-central-1`).
• Vercel — hosting trzech aplikacji internetowych Piklo oraz pomiar tego, jak są używane: odsłony i strony odsyłające, liczone bez plików cookie i bez identyfikowania kogokolwiek, raportowane do tej samej witryny, na której odwiedzający już jest. Funkcje aplikacji działają w UE, we Frankfurcie (`fra1`); sieć dostarczania treści pozostaje globalna dla plików statycznych.
• Stripe Payments Europe, Limited, Irlandia — płatności. Piklo przekazuje kwotę, walutę, opis tego, co zostało kupione, oraz — jeżeli go ma — adres e-mail klienta. Dane karty trafiają bezpośrednio z przeglądarki klienta do Stripe.
• Resend — wysyłanie wiadomości e-mail, które produkt wysyła w imieniu Klienta, oraz wiadomości logowania do portalu klienta. Region: UE, Irlandia (`eu-west-1`).
• TOPefekt s.r.o. (działająca jako BulkGate), B. Němcové 767/13, 787 01 Šumperk, Czechy, nr ID 294 44 268 — wysyłanie wiadomości SMS, które produkt wysyła w imieniu Klienta. Piklo przekazuje numer telefonu odbiorcy, treść wiadomości i nazwę nadawcy. BulkGate przekazuje wiadomość operatorom komórkowym, agregatorom SMS i innym dostawcom telekomunikacyjnym, aby ją doręczyć, a jej własny regulamin dopuszcza przekazywanie do państw trzecich tam, gdzie doręczenie tego wymaga. Źródło: regulamin BulkGate oraz jej umowa o przetwarzaniu danych osobowych, odczytane 5 września 2026 r. pod adresem `bulkgate.com/en/legal/`.
• Sentry. Zgłaszanie błędów dla wszystkich trzech aplikacji. Zgłoszenia błędów mogą zawierać fragmenty żądania; własne reguły czyszczenia Piklo usuwają nagłówki, pliki cookie i parametry zapytania, które mogłyby kogoś zidentyfikować, zanim błąd opuści system, odtwarzanie sesji nie jest używane, a SDK jest skonfigurowane tak, aby samo z siebie nie dołączało adresu IP odwiedzającego ani nagłówków jego żądania.

Zmiany. Piklo informuje Klienta e-mailem co najmniej 30 dni przed dodaniem lub zastąpieniem dalszego podmiotu przetwarzającego. Klient może w tych 30 dniach wnieść sprzeciw z uzasadnionych powodów dotyczących ochrony danych. Jeżeli sprzeciwu nie da się rozstrzygnąć, Klient może wypowiedzieć umowę bez dalszego obowiązku zapłaty, a do danych stosuje się punkt 11.

9. Przekazywanie poza UE i EOG

Dane osobowe są dziś przetwarzane poza UE i EOG w jednym miejscu: przez dostawców Piklo, gdy ich personel wsparcia spoza UE zajmuje się usterką. Ani baza danych, ani funkcje aplikacji, ani wysyłanie poczty elektronicznej nie znajdują się poza UE.

Takie przekazywanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, włączonych do własnych warunków przetwarzania danych każdego dostawcy, wraz ze środkami uzupełniającymi opisanymi w załączniku A — w szczególności tym, że wszystko w tranzycie jest szyfrowane i że żaden dostawca spoza UE nie trzyma bazy danych.

Piklo nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego bez ważnej podstawy przekazania.

10. Naruszenia ochrony danych osobowych

Piklo zgłasza Klientowi naruszenie ochrony danych osobowych dotyczące danych osobowych Klienta bez zbędnej zwłoki i nie później niż 48 godzin po tym, jak Piklo się o nim dowie, e-mailem do właściciela organizacji.

Zgłoszenie opisuje charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz rekordów, których naruszenie dotyczy, prawdopodobne konsekwencje i środki podjęte lub proponowane. Jeżeli wszystkiego tego nie da się podać naraz, jest to podawane etapami, bez dalszej zbędnej zwłoki.

To Klient jako administrator zgłasza naruszenie organowi nadzorczemu i — gdy jest to wymagane — osobom, których dane dotyczą. Piklo pomaga.

11. Usunięcie i zwrot danych

Po rozwiązaniu umowy i według wyboru Klienta Piklo zwraca albo usuwa dane osobowe, które przetwarza dla Klienta.

Klient ma 30 dni od rozwiązania umowy na wyeksportowanie swoich danych albo na zażądanie ich zwrotu. Piklo udostępnia je w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Po tych 30 dniach dane są usuwane z działających systemów Piklo.

Kopie w kopiach zapasowych dostawców Piklo nie są usuwane pojedynczo; są nadpisywane w miarę wygasania kopii zapasowych. Kopie zapasowe bazy danych są przechowywane przez 7 dni, więc usunięcie jest zupełne w kopiach zapasowych w ciągu 7 dni od samego usunięcia. Do tego czasu te kopie są chronione tymi samymi środkami co dane działające i nie są używane do niczego poza przywróceniem usługi.

To samo dotyczy pojedynczego usunięcia w czasie trwania umowy: rekord, który Klient usuwa, znika z działającego systemu od razu, a z kopii zapasowych w ciągu 7 dni.

Piklo nie zachowuje potem niczego poza tym, co musi zachować na podstawie obowiązku prawnego, oraz zapisami własnych rozliczeń z Klientem, które są własnymi danymi Piklo.

12. Audyt i dokumentacja

Piklo udostępnia Klientowi informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO — niniejszą umowę, załącznik A oraz listę dalszych podmiotów przetwarzających, wszystkie opublikowane i wersjonowane pod tym adresem.

Raz w roku, a także po naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym Klienta, Klient może poprosić o dalszą dokumentację środków Piklo. Audyt na miejscu lub bezpośredni jest uzgadniany co najmniej 30 dni wcześniej, ogranicza się do tego, co konieczne, nie może zakłócać usługi ani sięgać danych innego klienta i odbywa się na koszt Klienta. Piklo może spełnić żądanie audytu niezależnym raportem, jeżeli takim dysponuje.

13. Skargi

Jeżeli nie zgadzają się Państwo z tym, jak Piklo albo Klient przetwarza Państwa dane osobowe, mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego ochrony danych.

Piklo Systems ma siedzibę w Danii, a naszym organem nadzorczym jest Datatilsynet, duński organ ochrony danych, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dania (datatilsynet.dk).

Zawsze mogą Państwo złożyć skargę do organu ochrony danych w kraju, w którym Państwo mieszkają lub pracują. Przegląd wszystkich organów w EOG: edpb.europa.eu.

14. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność na podstawie niniejszej umowy reguluje punkt 10 Regulaminu, z wyjątkiem sytuacji, w których samo RODO rozdziela odpowiedzialność między administratora a podmiot przetwarzający — wtedy stosuje się RODO.

15. Jak ta umowa jest zawierana i zmieniana

Niniejsza umowa jest akceptowana elektronicznie, razem z Regulaminem, w chwili utworzenia organizacji. Zaakceptowana wersja, język, w którym została przeczytana, osoba, która ją zaakceptowała, i data są zapisywane, a organizacja może je w każdej chwili zobaczyć w Ustawieniach → Subskrypcja.

Piklo może zmienić niniejszą umowę z 30-dniowym wyprzedzeniem, powiadamiając e-mailem, na tych samych zasadach co punkt 12 Regulaminu. Zmiana, która obniżałaby poziom ochrony, wymaga zgody Klienta.

Niniejsza umowa jest dostępna w kilku językach. Wiążąca jest wersja angielska; tłumaczenie służy zrozumieniu, a w razie rozbieżności pierwszeństwo ma wersja angielska.

Załącznik A — środki techniczne i organizacyjne

Ten załącznik opisuje to, co jest wdrożone. Jest celowo szczegółowy i nie przypisuje produktowi środków, których produkt nie ma.

Kontrola dostępu w bazie danych

• Zabezpieczenia na poziomie wiersza są włączone na każdej tabeli w schemacie aplikacji, bez wyjątku. Tabela bez polityki nie daje nikomu niczego.
• Dostęp jest ograniczony do organizacji, do której dana osoba należy. Członek jednej organizacji nie może czytać wierszy innej organizacji i nie ma zapytania, które sięgałoby w poprzek organizacji.
• Role wewnątrz organizacji — właściciel, administrator konta, pracownik — decydują o tym, co członek może czytać i zmieniać. Dane o rozliczeniach i subskrypcji są czytelne wyłącznie dla właścicieli i administratorów konta.
• Publiczna strona rezerwacji nie ma sesji ani ogólnego dostępu do odczytu. Wszystko, co odwiedzający widzi lub zapisuje, przechodzi przez niewielką liczbę nazwanych funkcji bazy danych o wąskich argumentach, z których każda jest nadana wprost. Funkcje są tworzone bez uprawnień i dostają dokładnie te, których potrzebują, z powodem zapisanym obok nadania; automatyczna kontrola w budowaniu kończy się błędem, gdy funkcja zostanie otwarta.
• Niewielka liczba operacji działa z poświadczeniem usługowym, które omija zabezpieczenia na poziomie wiersza — wysyłanie przypomnień, zapisanie wyniku wiadomości, zapisanie płatności po wywołaniu zwrotnym dostawcy. Każda z nich jest nazwaną funkcją, żadna nie dotyka tabeli bezpośrednio, a poświadczenie nigdy nie znajduje się w niczym, co trafia do przeglądarki.

Szyfrowanie

• Cały ruch odbywa się przez HTTPS/TLS, również między Piklo a każdym dalszym podmiotem przetwarzającym.
• Baza danych i kopie zapasowe są szyfrowane w spoczynku przez dostawcę bazy danych.
• Pliki cookie sesji są ustawiane przez Piklo wyłącznie dla adresów Piklo, oznaczone `SameSite=Lax`, tak aby nie były wysyłane z innych witryn, i podróżują przez HTTPS. Nie są oznaczone jako `HttpOnly`, ponieważ biblioteka logowania czyta je w przeglądarce; polityka prywatności wymienia każdy z nich.

Dzienniki

• Dziennik audytowy, do którego można tylko dopisywać, zapisuje odstępstwa od zasad rezerwacji i cofnięcia stanu rezerwacji: kto, kiedy, na czym. Żaden klient nie może do niego pisać, i nie ma on ścieżki aktualizacji.
• Każda wiadomość e-mail wysłana przez produkt jest zapisywana wraz z odbiorcą, szablonem, wynikiem i własnym odniesieniem dostawcy, tak aby nieudana wiadomość była dla Klienta widoczna, a nie niema.
• Dostawca bazy danych przechowuje dzienniki platformy i uwierzytelniania przez 7 dni; dostawca hostingu przechowuje dzienniki działania przez 1 dzień. Żadne z tego nie podlega Piklo poza wyborem planu.

Dane płatnicze

• Piklo nigdy nie otrzymuje pełnego numeru karty, daty ważności ani kodu zabezpieczającego. Strony płatności są prowadzone przez dostawcę płatności.
• O zapisanej karcie Piklo przechowuje markę i cztery ostatnie cyfry, tak aby dana osoba mogła rozpoznać, która to karta.
• Pieniądze trafiają bezpośrednio na własne konto Klienta u dostawcy płatności. Piklo nie trzyma środków.

Kopie zapasowe

• Dostawca bazy danych wykonuje kopię zapasową codziennie i przechowuje ją przez 7 dni na obecnym planie Piklo.
• Kopie zapasowe są szyfrowane w spoczynku i służą wyłącznie do przywrócenia usługi.

Rozwój i eksploatacja

• Zmiany trafiają na produkcję przez repozytorium z kontrolą wersji i automatyczny potok, który przy każdej zmianie uruchamia zestaw testów i zestaw kontroli. Czerwony potok nie wdraża.
• Poświadczenia są trzymane jako sekrety środowiskowe u dostawcy hostingu, są tam tylko do zapisu i nie ma ich w repozytorium.
• Zmiany schematu bazy danych są zapisywane jako migracje, przeglądane jako tekst i stosowane świadomie.

Czego dziś nie ma, a więc nie jest obiecywane

• Na kontach pracowników nie ma uwierzytelniania dwuskładnikowego.
• Nie ma niezależnego certyfikatu bezpieczeństwa ani raportu z testów penetracyjnych.
• Nie ma umowy o poziomie usług (SLA) ani gwarantowanej dostępności.